"Tikilgan va raqamlangan x varaqlar soni" hujjatlarni shtapellash zarurati haqida gap ketganda aqlga kelgan yagona narsa bo'lishi mumkin. Hujjatlarni qanday tikish kerak? Yangi kelgan odam shu zahotiyoq buxg alter yoki kadrlar bo'limining bir burchagida bank iplari bilan mahkam bog'langan, o'yuvchi chang bilan qoplangan qog'oz uyumlarini tasavvur qiladi.
Biroq, hamma narsa bir qarashda ko'rinadigan darajada oddiy va yuzaki emas. Ushbu qiyin masalada xatolikka yo'l qo'ymaslik uchun nimani bilishingiz kerak? Hujjatlarni fotosuratga ko'ra iplar bilan qanday tikish kerak? Bu savollar bosqichma-bosqich ko'rsatmalarda batafsil muhokama qilinadi.
Nega eski uslubdagi shtapellar kerak?
Hujjatlarni zavod usulida emas, balki qo'lda, iplar yordamida tikilishini talab qiladigan ko'plab davlat idoralari mavjud. Bu, birinchi navbatda, soliq inspektsiyasi, arxiv, ular hujjatlarni qabul qilish paytida iplar bilan hujjatlarni tikishni so'rashadi.yakka tartibdagi tadbirkorlarni ro'yxatdan o'tkazish, yuridik shaxsni ro'yxatdan o'tkazish yoki tender uchun hujjatlarni rasmiylashtirish. Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri yopishtirish kerak, 2-sonli fotosurat ko'rsatilgan. Odatda qalin ip va qalin ignadan foydalaning.
Bunday tarzda bog'langan qimmatli qog'ozlarni yo'qotish, qalbakilashtirish yoki varaqlarni almashtirish qiyinroq, deb ishoniladi. Aynan shuning uchun ba'zi tashkilotlar muhim hujjatlarni mahkamlashning bunday "bobosi" shaklidan foydalanadilar. Yana bir dalil bor - ba'zida qog'ozlar qat'iy maxfiy bo'ladi va menejerlar oshkoralikdan yoki raqobatchilarning ta'siridan qo'rqib, bunday ishni faqat ishonchli shaxsga ishonib topshirishadi, mos ravishda ixtisoslashgan firmalarning yordamini rad etadilar.
Muhim
Noto'g'ri tikilgan hujjatlar korxonani ro'yxatdan o'tkazish yoki qayta ro'yxatdan o'tkazishni rad etishga, arxivga hujjatlarni qabul qilishga, tashkilotni tender o'tkazish bo'yicha tanlovdan chetlashtirishga olib kelishi, nazorat qiluvchi organning qaroriga ta'sir qilishi mumkin. tashkilot auditi.
Yagona me'yorlar bormi?
Hozirgi kunga qadar hujjatlarni bitta naqsh boʻyicha iplar bilan tikish boʻyicha aniq qoidalar yoʻq. Faqat tavsiyalar va ko'rsatmalar mavjud. Asosan, korxonalar 2009 yil 76-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Rosarxivning uslubiy ishlanmalaridan, GOST "Ish yuritish va arxivlash" talablari, shuningdek Rossiya Markaziy bankining ko'rsatmalaridan foydalanadilar.
Tayyorgarlik bosqichi
Zımbalanadigan barcha hujjatlar oldindan koʻrib chiqilishi kerak, agar qalam izlari boʻlsa, ularni oʻchirib tashlang. Muhimhar bir sahifani diqqat bilan ko'rib chiqing, ularni bir-biriga yopishib qolmasligini ta'minlang, stekdagi hujjatlarning mantiqiy va to'g'ri ketma-ketligini ta'minlang. O'tkir narsalarni, ignalarni, shtapellarni yoki qog'oz qisqichlarini olib tashlang, chunki ular bog'lovchi ipga zarar etkazishi va hujjatning yo'qolishiga olib kelishi mumkin. O'ng burchakda oddiy qora qalam bilan sahifalarni raqamlash kerak, siyoh, shu jumladan rangdan foydalanishga yo'l qo'yilmaydi. Hujjat matniga juda yaqin raqamlash mumkin emas, u shunchalik ko'p bir-biriga yopishadi. Faqat varaqning old tomoni raqamlangan. Zımbalangan hujjatning umumiy hajmi 250 varaqdan oshmasligi, bog'langan va raqamlangan hujjatning balandligi esa 4 santimetrdan oshmasligi kerak. Hujjatlarni iplar bilan tikish misoli fotosuratda ko'rsatilgan.
Tayyorlikning keyingi bosqichi - asboblarni tanlash. Hujjatlarni iplar bilan to'g'ri tikish uchun sizga kerak bo'ladi: fotosuratda bo'lgani kabi, awl, maxsus iplar, karton qopqoq. Ba'zi hollarda teshik zımbası ishlatiladi. Hujjatlarni qanday va nima bilan tikish kerak, har bir mutaxassis o'zi uchun qaror qiladi. Qattiq iplar yoki bank iplarini ishlatish eng qulaydir, ba'zi hollarda jun iplar yoki dantellar ishlatiladi. Ko'pincha ular bezatish funktsiyasini bajaradilar. Odatda jiddiy hisobotlar yanada qattiqroq uslubdan foydalanadi. Hujjatlarni o'zingiz va inventarizatsiya shaklini tayyorlang.
Ba'zi nozikliklar
- Katta formatli varaqlar, masalan, A3 yoki A2 ham raqamlangan boʻlishi kerak. Buning uchun u to'liq kengaytirilgan va umumiy qoidalarga muvofiq raqamlangan. Keyin katlanmış va ehtiyotkorlik bilan orqasiga yopishtirilganburchak.
- Xat topshirish kerak boʻlsa, u ochiladi, avval konvertning oʻzi, soʻngra navbat bilan xat sahifalari raqamlanadi.
- Hujjat muqovasi raqamlanmagan. Bundan tashqari, agar qopqoq bo'lmasa, sarlavha sahifasi raqamlanmaydi. Biroq, ikkinchi varaq allaqachon "2" raqami bilan raqamlangan.
- Agar varaqlar soni 250 dan ortiq bo'lsa, ular jildlarga bo'linadi. Bunday amaliyot sudlarda keng tarqalgan. Har bir jild alohida raqamlanishi kerak.
- Yuqori oʻng tomonda varaq raqamini koʻrsatishning iloji boʻlmasa yoki butun varaq band boʻlsa, hujjatlarni qanday shtapel qilish kerak? Bu ko'pincha, masalan, fotosuratni raqamlashda sodir bo'ladi, bu holda orqa tomondan raqamlashga ruxsat beriladi.
- Agar raqamlash xato boʻlsa, raqamni kesib tashlashingiz mumkin. Biroq, tuzatish imzo bilan tasdiqlanishi kerak.
- Agar ikkitadan ortiq varaq oʻtkazib yuborilmasa, oʻtkazib yuborilgan sahifalar uchun harf belgilaridan foydalanishga ruxsat beriladi. Asosiy hujjatning raqamli raqamlanishi o'zgarmaydi, lekin varaqlar soni ortadi. Bunday holda, hujjatlarni oladigan shaxsni bu haqda ogohlantirish kerak.
- Agar raqamlangan yoki raqamlangan hujjatni raqamlash zarur boʻlsa, u yana raqamlanadi.
- Agar hujjatlardagi varaqlarni ajratib boʻlmasa yoki ular bir-biriga yopishtirilgan boʻlsa, ular bitta varaq sifatida raqamlanadi. Bu, masalan, hujjatda chek, fotosurat yoki gazeta parchasi yopishtirilgan bo'lsa sodir bo'ladi. Shu bilan birga, inventarizatsiya qilish kerak va "Eslatma" ustunida yoki sertifikat yozuvida qaysi hujjatlar yopishtirilganligi, qaysi sahifaga va ularda nima borligini aniqlab olish kerak.
Qaysi hujjatlar ko'pincha ip bilan tikiladi? Avvalo, ta'sis va ta'sis hujjatlari. Ular ko'pincha kichik hajmga ega, ularni nayza bilan teshish osonroq va tikish oson. Tikuv uchun bir nechta texnologiyalar mavjud, siz ikkita ponksiyon qilishingiz mumkin, uchta yoki beshta. Uch teshik - eng keng tarqalgan variant. Ba'zi hujjatlar boshqalardan kichikroq bo'lsa, beshta teshik foydali bo'ladi, besh teshikning ulanishi ularni yaxshiroq tuzatishga yordam beradi. Agar hujjatlar yuqori qiymatga ega bo'lsa, besh teshikli shtapel ishlatiladi, bu ularni almashtirish xavfini kamaytiradi.
Hujjatlarni iplar bilan qanday qilib to'g'ri tikish kerak: bosqichma-bosqich ko'rsatmalar
- Varraqlarni yig'ib, qirralarini tekislang.
- Varaq tartibini tekshiring.
- Qalam bilan varaqning chap tomonidagi markazda nosimmetrik tarzda kelajakdagi teshilish joylarini belgilang. Buni bitta varaqda ham, hammasida ham bajarish mumkin.
- Matndan kamida 1,5 santimetr chetlanish kerak.
- Belgilar qat'iy vertikal bo'lishi kerak, bir-biridan uch santimetrgacha bo'lgan masofaga ruxsat beriladi.
Agar hujjat etarlicha katta boʻlsa, uni nayza bilan teshish qulayroqdir. Odatda yuqori teshikdan boshlang.
Agar rasmdagi kabi zavod qopqog'idan foydalanish imkoni bo'lmasa, varaqlar shikastlanmasligi uchun birinchi va oxirgi varaqni ingichka karton bilan yopishtirish mumkin. To'g'ri ip uzunligini tanlash muhim, odatda 50 dan 80 sm gacha.
Ipli klassik tikuv - uchta teshik
Keling, hujjatlarni qanday tikish variantini tahlil qilaylikuchta teshikda bosqichma-bosqich. Bu arxivga hujjatlarni topshirish yoki tekshirish uchun klassik va eng keng tarqalgan variant. Bu holda hujjatlarni iplar bilan qanday qilib to'g'ri tikish kerakligi fotosuratda yaxshiroq ko'rinadi.
Igna va ipni hujjatlar toʻplamining ostiga tushiring, ikkinchi raqamli teshikdan chiqarib oling. 7-8 sm uzunlikdagi kichik "quyruq" haqida unutmasligimiz kerak, u hali ham foydali bo'ladi. Old tomondan biz ignani yuqori teshikka yo'n altiramiz, so'ngra ignani eng pastki teshikka qaytaramiz No 3. Keyinchalik, igna markaziy teshikka "sho'ng'iydi", natijada ikkala ip ham pastda qoladi. Endi ularni tugunlash mumkin.
Bundan tashqari, hujjat tasdiqlangan bo'lishi kerak, qog'oz varag'i yopishtirilgan, muhr va mas'ul shaxsning imzosi bo'lishi kerak. Hujjatlarni qanday qilib to'g'ri tikish va tugunni iplar bilan mahkamlash, buni fotosuratda ko'rishingiz mumkin.
Bundan tashqari, oxirgi varaqning orqa tomoniga inventar yopishtirilgan. Yozuvni qo'lda qilish yoki fotosuratda bo'lgani kabi tayyor shablonlardan foydalanish mumkin.
Hujjatlarni to'rtta teshikka qanday shtapel qilish kerak?
To'rt teshikli pirsing texnologiyasi deyarli bir xil. Yagona farq shundaki, hujjat yuqoridan pastgacha tikilgan. Bu tikuv tikish uchun mo'ljallangan bo'yoqqa o'xshaydi. Faqat bu holatda u teskari tartibda, avval yuqoridan pastga, keyin pastdan yuqoriga takrorlanadi. Shunday qilib, bog'ichlar bo'shliqlarsiz, xuddi ulkan tikuv mashinasida tikilgandek, bir hil bo'ladi.
Maxsus holatlar
Ba'zan hujjatlarni vertikal ravishda emas, balki burchakda ulashga ruxsat beriladi. DABular asosan moliyaviy hisobot qog'ozlari bo'lib, kassa lentalarini mahkamlashni, o'ng tomonda cheklarni o'z ichiga oladi. Bunday hujjatlar burchakda tikiladi. Bosqichlar hujjatlarni standart yig'ish bilan bir xil, faqat burchakda teshiklar teshiladi. Odatda ikkitasi bor. Choyshab to'liq burchakka yopishtirilgan. Bundan tashqari, protsedura shunga o'xshash - u sertifikatlangan, muhr qo'yilgan.
Xulosa
Hujjatni tayyorlash va zımbalash jarayonida har qanday fors-major holatlarining oldini olish uchun hujjatlarni qanday qilib shtapellashni oldindan oʻylab koʻrish zarur. Misol uchun, ba'zida siz allaqachon bog'langan va arxivlangan hujjatlarning nusxasini yaratishingiz kerak bo'ladi. Bunday daqiqalar haqida oldindan tashvishlanishga arziydi. Odatda, HR yoki buxg alteriya bo'yicha mutaxassislar qaysi hujjat birinchi navbatda nusxa ko'chirish mashinasi orqali bajarilishi kerakligini oldindan taxmin qilishlari mumkin. Bu ishni sezilarli darajada osonlashtiradi va vaqtni tejaydi.
